Musik spielt bei einer Veranstaltung eine einzigartige Rolle. Sie schafft Atmosphäre und Stimmung. Sie beeinflusst die Stimmung Ihrer Gäste und sorgt dafür, dass sie sich in dem Raum wohlfühlen. Die richtige Musik trägt dazu bei, dass sich die Menschen entspannen und ein unvergessliches Veranstaltungserlebnis genießen.
Das bedeutet, dass Sie die Musik nicht am Ende des Planungsprozesses anbringen können. Sie müssen Ihre Musik gleichzeitig mit der Auswahl des Veranstaltungsortes, der Dekoration, des Essens und anderer Elemente planen. Im Folgenden finden Sie einige wichtige Punkte, die Sie bei der Planung des musikalischen Teils Ihrer Veranstaltung berücksichtigen sollten.
1. Ihre Gäste
Ihre Gäste sind das wichtigste Element, das Sie bei der Auswahl der Musik für Ihre Veranstaltung berücksichtigen sollten. Wenn Sie Musik auswählen, die Ihr Publikum liebt, schaffen Sie ein unvergessliches Veranstaltungserlebnis für sie. Wenn Sie jedoch Musik auswählen, die sie nicht mögen, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass sie die Veranstaltung frühzeitig verlassen. Das bedeutet, dass Sie Ihren persönlichen Geschmack beiseite schieben und nach Musik suchen müssen, die Ihre Gäste anspricht.
Woher wissen Sie, welche Art von Musik Ihre Gäste mögen? Der einfachste Weg, diese Frage zu beantworten, ist, die Altersspanne Ihres Publikums zu berücksichtigen. Im Allgemeinen bevorzugen die Leute Musik, die in ihren Teenager- und Zwanzigerjahren populär war. Vergessen Sie nicht, auch die Klassiker zu spielen, die auf Partys gern gehört werden.
Eine gute Möglichkeit, um herauszufinden, welche Art von Musik Ihre Gäste hören möchten, ist es, sie zu fragen. Versenden Sie vor der Veranstaltung einen Fragebogen, um die Vorlieben der Gäste zu ermitteln. Wenn Sie einen Trend erkennen, sollten Sie diese Art von Musik bei Ihrer Veranstaltung einbauen.
2. Art der Veranstaltung
Die Art der Veranstaltung, die Sie organisieren, hat ebenfalls Einfluss auf Ihre Musikauswahl. Es ist wichtig, dass Sie Musik spielen, die dem Anlass angemessen ist. Die Leute werden sich unwohl fühlen, wenn Sie Musik spielen, die nicht zu der Veranstaltung passt, auch wenn sie die Musik in anderen Situationen mögen.
Bei einem Meet-and-Greet in einem Unternehmen ist zum Beispiel leichte und ruhige Musik gefragt. Sie sollte leise im Hintergrund laufen, damit sie die Leute nicht ablenkt oder Gespräche unterbricht. Bei einem Firmenpicknick hingegen sollte die Musik lebhaft und beschwingt sein. Beachten Sie, dass bei beiden Veranstaltungen dieselben Personen anwesend sind, aber unterschiedliche Arten von Musik benötigt werden.
3. Größe der Veranstaltung
Die Art der Musik, die Sie für Ihre Veranstaltung wählen, sollte der Größe Ihrer Gästeliste entsprechen. Laute und peppige elektronische Musik, die zum Tanzen geeignet ist, würde nicht zu einem intimen Abendessen passen. Ebenso würde langsame und ruhige Jazzmusik nicht zu einer großen Party mit jungen Leuten passen.
Außerdem sollten Sie auch die Größe des Raums berücksichtigen. Ein Solo-Violinist mag zwar großartig klingen, aber in einer riesigen Kongresshalle wird er kaum zu hören sein. Eine Live-Rockband kann genau das spielen, was Sie hören wollen, aber sie würde einen kleinen privaten Speisesaal überwältigen.
4. Ihre Tagesordnung
Was auf Ihrer Veranstaltung passiert, sollte sich auf die Art der Musik auswirken, die Sie spielen. Da Musik die Gefühle und das Verhalten der Menschen beeinflussen kann, ist es wichtig, die Art und das Tempo der Musik zu wählen, die die richtigen Gefühle und Verhaltensweisen hervorrufen. Das bedeutet, dass Sie Ihre Musik im Laufe der Veranstaltung an die aktuellen Gegebenheiten anpassen müssen.
Sie könnten zum Beispiel einen Pianisten engagieren, der während der Begrüßungscocktailstunde sanfte Hintergrundmusik spielt. Seine Musik sollte schnell genug sein, damit sich die Leute im Raum bewegen, aber nicht so schnell, dass sie anfangen zu tanzen. Während des Networking-Mittagessens könnten Sie eine Jazzband engagieren, die schwungvolle Musik spielt, um die Atmosphäre lebendig zu halten. Spielen Sie leisere Musik, wenn die Leute kommunizieren sollen, und lautere Musik, wenn sie sich bewegen sollen.
Denken Sie daran, dass es viele Momente gibt, in denen Sie überhaupt keine Musik spielen sollten, z. B. während einer Ankündigung oder eines Vortrags.
5. Live-Musik vs. aufgezeichnete Musik
Bevor Sie einen Musikanbieter auswählen, müssen Sie sich entscheiden, ob Sie Live-Musik oder einen DJ wünschen. Beide haben Vor- und Nachteile.
Live-Musik hat in der Regel mehr Energie, besonders wenn die Band mit dem Publikum interagiert. Außerdem bringt sie ein visuelles Element in Ihre Musik. Allerdings ist Live-Musik in der Regel teurer als aufgezeichnete Musik, es wird mehr Equipment benötigt, und die Musikbibliothek ist auf das beschränkt, was der DJ kennt.
DJs haben nicht die gleiche Präsenz wie eine Live-Band, aber sie können alles spielen, was Sie und Ihre Gäste hören möchten. Außerdem sind DJs in der Regel billiger als Live-Bands.
6. Das Auftreten des Anbieters
Wenn Sie einen DJ oder eine Band engagieren, die für die Musik sorgt, sollten Sie versuchen, ein Gefühl dafür zu bekommen, wie sie über Ihre Veranstaltung denken. Wenn sie optimistisch, eifrig und aufgeregt sind, werden sie wahrscheinlich einen guten Service bieten. Wenn sie jedoch genervt, gehetzt oder gelangweilt wirken, werden sie wahrscheinlich nicht die Leistung erbringen, die Sie erwarten. Die Einstellung können Sie nur persönlich beurteilen. Vereinbaren Sie also mindestens ein Treffen mit potenziellen Musikanbietern, um sicherzustellen, dass sie sich für Ihre Ziele interessieren.