Geheimnisse für die Auswahl der richtigen Musik für Veranstaltungen

Von Jahrestagungen über Branchenkonferenzen bis hin zu Fachseminaren – Musik ist wichtig. Sie sorgt für die richtige Stimmung, unterstreicht wichtige Momente und gibt den Teilnehmern Energie. Doch allzu oft wird die Musik bei der Planung von Firmenveranstaltungen auf die lange Bank geschoben.

Erfahren Sie, warum Sie eine durchdachte Musikstrategie für Ihre Firmenveranstaltungen benötigen und wie Sie Musik auswählen, die das Tempo und die Stimmung einer Veranstaltung von der morgendlichen Kaffeepause bis zur abschließenden Afterparty verbessert.

Hier sind einfache Schritte, um die beste Musik für Ihre Veranstaltung auszuwählen:

1. Verstehen Sie die Psychologie der Musik.

Die Forschung zeigt, dass die psychologischen Funktionen des Musikhörens unter anderem die Stimmungsregulierung umfassen. Die Musik, die Sie auswählen, beeinflusst das Veranstaltungserlebnis für jede Person und jeden Moment der Veranstaltung. Hier sind verschiedene Möglichkeiten, wie Musik das Erlebnis der Teilnehmer beeinflusst:

• Musik gibt Ihrer Veranstaltung Struktur. Von der lebhaften Musik, die zur Eröffnung gespielt wird, bis hin zu den langsameren Klängen bei der Verabschiedung am Ende der Veranstaltung – die Menschen orientieren sich an der Musik.
• Die Hintergrundmusik einer Veranstaltung trägt dazu bei, dass sich die Teilnehmer entspannen und wohlfühlen, während sie sich unter die Gäste mischen und Kontakte knüpfen. Sie schafft eine einladende Atmosphäre, die den Geist entspannt, ohne ihn zu überreizen. Bonus: Sie überbrückt die unangenehme Stille, wenn das Gespräch unterbrochen wird.
• Musik aktiviert das Erinnerungs-, Belohnungs- und Lustzentrum im Gehirn. Dies trägt dazu bei, positive Erinnerungen an das Ereignis zu schaffen und verbessert sogar die Aufnahme von wichtigen Erkenntnissen.

2. Planen Sie die Musik für Ihr Firmenevent vom ersten Tag an.

Setzen Sie die Musik auf die Tagesordnung Ihres allerersten Brainstorming-Meetings, damit Ihr Soundtrack mit der gesamten Veranstaltung „im Einklang“ ist. Es reicht nicht aus, dem Tontechniker Ihre iPod-Wiedergabeliste zu geben und zu erwarten, dass die Musik im Shuffle-Modus läuft. Einige frühe Strategien:

• Wählen Sie einen Planungs-Song für die Veranstaltung. Setzen Sie sich mit Ihrem Team zusammen und wählen Sie einen Song aus, der zu der Veranstaltung passt. Sie können ihn zu Beginn der Besprechungen abspielen, und die Teilnehmer können ihn im Kopf behalten, wenn sie andere Planungsentscheidungen treffen.
• Beauftragen Sie ein Teammitglied mit der Musikrecherche. Je nach Umfang der Veranstaltung kann es mit der Suche nach Live-Musikern, DJs, Playlists oder allen drei Möglichkeiten beginnen.
• Zählen Sie die Veranstaltungsübergänge. Wie oft wechseln die Teilnehmer den Veranstaltungsraum? Wechseln die Gäste von einer Grundsatzrede zu einer Frage-Antwort-Runde? Wechseln kleine Meetings von Teambuilding zu Brainstorming? All dies sind Gelegenheiten, die Konzentration und das Engagement der Teilnehmer mit Musik zu steigern.

3. Entscheiden Sie, ob Sie Live-Musik oder aufgezeichnete Musik einsetzen wollen.

Sowohl Live- als auch aufgezeichnete Musik hat ihre Vor- und Nachteile. Live-Musik weckt Emotionen und hat die Kraft, Menschen mit einer positiven gemeinsamen Erfahrung zusammenzubringen. Wenn Sie einen professionellen DJ engagieren, können Sie auf dessen Fachwissen und Playlist zurückgreifen. Musik vom Band ist kostengünstig, und die Auswahl an Liedern, Musikstilen und Tempi ist groß.

Diese Entscheidung hängt von Ihrem Budget und Ihren Veranstaltungszielen ab. Digitale Wiedergabelisten sind die beste Option, wenn Sie eine Veranstaltung mit einem begrenzten Budget planen. Wenn Ihr Veranstaltungsbudget höher ist, ist es ratsam, eine Mischung aus Live- und aufgezeichneter Musik einzubauen. Engagieren Sie eine Band für Abendveranstaltungen, kleine Musikgruppen für die Mittagspause und spielen Sie aufgezeichnete Musik für alles, von Walk-ons bis zu leichter Hintergrundmusik während Workshops. Diese Vorgehensweise verleiht der Veranstaltung einen besonderen Glanz und gibt den Teilnehmern das Gefühl, Teil von etwas Besonderem zu sein.

4. Wählen Sie Musik, die auf Ihre Teilnehmer abgestimmt ist.

Die Musik auf einer Konferenz für junge Berufstätige sollte anders sein als die Playlist für ein Treffen erfahrener Führungskräfte aus der Branche. Die jüngere Gruppe wird aktuelle Mainstream-Hits und möglicherweise sogar Independent-Musik zu schätzen wissen. Wenn Ihre Teilnehmer jedoch überwiegend über 50 Jahre alt sind, bevorzugen sie vielleicht Musik von den Beatles und Creedence Clearwater Revival.

In vielen Fällen wird Ihre Firmenveranstaltung oder Branchenkonferenz Teilnehmer aus verschiedenen Altersgruppen anziehen. Stellen Sie gemeinsam mit Ihren Unterhaltungskünstlern eine individuelle Playlist zusammen, die eine Reihe von Genres und Musikperioden abdeckt, die gut zum kulturellen und geografischen Hintergrund des Publikums passen. Wenn Sie über das nötige Budget und eine engagierte Fangemeinde in den sozialen Medien verfügen, sollten Sie Ihr Publikum nach seinen Vorlieben für bestimmte Musikrichtungen befragen und die beliebtesten Musikrichtungen in Ihre nächste Konferenz aufnehmen.