Prominente Hochzeiten, Produkteinführungen und vieles mehr haben das Leben von Veranstaltungsplanern glamourös gemacht. Aber seien wir ehrlich: Veranstaltungsplanung ist mehr als nur die Teilnahme an schicken Partys. Die Veranstaltungsplanung ist einer der stressigsten Berufe der Welt und erfordert besondere Fähigkeiten. Es ist ein lohnender Beruf für eine seltene Gattung von hyperorganisierten, hart arbeitenden Menschen. Wenn Sie glauben, dass Sie der geborene Veranstaltungsplaner sind, sollten Sie prüfen, wie viele unserer 12 wichtigsten Fähigkeiten Sie besitzen.
Fähigkeiten in der Veranstaltungsplanung
Organisatorische Fähigkeiten
Veranstaltungsplaner haben ein großes Organisationstalent. Manche Menschen können im Chaos arbeiten, aber als Planer ist es wichtig, sich auf Prozesse und Methoden zu verlassen, wenn man Teil eines Teams ist. Das bedeutet, dass Sie Ihr Team auf dem Laufenden halten, Zeitpläne, Budgets und Termine einhalten sowie wichtige Dokumente und Informationen ordnen müssen. Schließlich ist eine gut durchgeführte Veranstaltung kein Zufallsprodukt. Sie erfordert ein hohes Maß an Organisationstalent und Liebe zum Detail – von der Planung bis zur Analyse nach der Veranstaltung. Ein erfolgreicher Veranstaltungsplaner kann sich an die kleinsten Details erinnern und hat alles im Griff – immer mit einem Lächeln.
Kommunikation
Eine weitere unverzichtbare Eigenschaft eines Veranstaltungsplaners ist die Fähigkeit, in kurzer Zeit zu kommunizieren und eine Beziehung aufzubauen. Veranstaltungsplaner verfügen über hervorragende Kommunikationsfähigkeiten und scheuen sich nicht, mit Führungskräften, Veranstaltungsteilnehmern, Spendern, Markensponsoren und natürlich Anbietern zu sprechen. Starke zwischenmenschliche Fähigkeiten sind ein Muss, um sicherzustellen, dass alle an der Veranstaltung Beteiligten ihre Rolle verstehen und die Dinge reibungslos ablaufen. Ebenso wichtig sind gute schriftliche Fähigkeiten, um Informationen mit Vertrauen, Respekt und Klarheit zu vermitteln. Veranstaltungsplaner sind gute Zuhörer, was ihnen hilft, die Bedürfnisse und Wünsche ihrer Kunden zu verstehen.
Geschicktes Networking
Veranstaltungsplaner sind versierte Netzwerker. Networking ist eine wesentliche Fähigkeit in der Veranstaltungsplanung, denn die Veranstaltungsbranche basiert auf Beziehungen und ist stark personenorientiert. Sie erfordert ein weit verzweigtes Netz von Anbietern, darunter Fotografen, Beleuchtungs- und A/V-Dekorateure, DJs, Bands, Videofilmer usw. Auf dieses Netzwerk können Sie sich verlassen, um Ihre Veranstaltungen unvergesslich zu machen.
Ein grundlegendes Verständnis von Veranstaltungen
Es mag selbstverständlich sein, aber um ein guter Veranstaltungsplaner zu sein, müssen Sie etwas von Veranstaltungen verstehen. Ein Verständnis dafür, wie Veranstaltungen funktionieren, ist eine wichtige Fähigkeit in der Veranstaltungsplanung. Als Planer sollten Sie wissen, wie man einen Grundriss erstellt oder eine Ausschreibung verfasst, wie man einen Vertrag prüft und Veranstaltungsdaten analysiert. Außerdem sollten Sie sich mit den Grundlagen von Bands und DJs, A/V-Technik, Floristen, Dekoration usw. auskennen. Es handelt sich um einen künstlerischen Beruf, der ein tiefes Verständnis dafür erfordert, was realistisch ist und was nicht. Diese Fähigkeiten müssen erlernt und geübt werden und werden mit der Zeit erworben.
Kundenorientierter Ansatz
Einer der schwierigsten Aspekte der Veranstaltungsplanung ist es, die Kunden zufrieden zu stellen. Kurz gesagt: Ihre Interessenvertreter, ob Kunden oder die Geschäftsleitung, wollen etwas, und es ist Ihre Aufgabe, es zu verwirklichen. Um dies mit Bravour zu meistern, müssen sich Veranstaltungsplaner ganz in den Dienst der Kunden stellen. Selbst wenn die Aufgabe fast unmöglich ist, müssen Sie bei Ihren Antworten höflich sein… Wenn Sie höflich und freundschaftlich sind, nimmt das den Kunden die Angst.
Problemlösung
Erfolgreiche Veranstaltungsplaner können jedes Problem mit einem kühlen Kopf lösen. Ihr Einfallsreichtum beschränkt sich nicht nur auf Klebezettel und Sicherheitsnadeln. Sie können bei unvorhergesehenen Herausforderungen schnell eine Entscheidung treffen – und dabei ruhig bleiben. Sie können das Publikum bei der Stange halten, während der Hauptredner im Stau steckt, oder lange Schlangen beim Mittagessen vermeiden. Mit dieser Fähigkeit zur Veranstaltungsplanung bleiben Veranstaltungsorganisatoren flink, anpassungsfähig und kreativ. Die Fähigkeit, Probleme zu lösen, kommt mit der Zeit, und wenn Sie gerade erst anfangen, können Sie Ihre Reaktion verbessern, indem Sie sich auf die Planung vor der Veranstaltung konzentrieren, um alle Fehler auszubügeln. Der Schlüssel liegt in der ständigen Suche nach Lücken in Ihren Plänen und in der Erstellung von Notfallplänen für den Fall, dass die Dinge aus dem Ruder laufen.